Számlakiállítás - "kézzel"

A számla kiállítási kötelezettségeit az adózók többféleképpen is teljesíthetik. Kiállíthatják elektronikusan, illetve papíralapon. Az elektronikus számla legfőbb különbsége a papíralapú számláktól, hogy elektronikusan bocsátják ki és így is kell befogadni. A papíralapú számlázási kötelezettségnek számlázó programmal ("géppel"), vagy nyomdai úton előállított nyomtatvánnyal (nyugta, számlatömb, számla-leporelló, egyszerűsített készpénzfizetési számla) lehet eleget tenni. A cikkben a nyomdai úton előállított nyomtatványok kitöltési szabályaival foglalkozunk.

A számlaadási kötelezettségre vonatkozó legfontosabb előírásokat az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. törvény (áfa törvény) szabályozza. Az általános szabály szerint az adóalany köteles számlát kibocsátani a belföldön és ellenérték fejében teljesített termékértékesítésről, szolgáltatásnyújtásról a terméket beszerző, a szolgáltatást igénybevevő részére. Szintén számlát kell kiállítani az előleg címen kapott összegről is.

A nyomdai úton előállított nyomtatványok (nyugta, számlatömb, számla-leporelló, egyszerűsített készpénzfizetési számla, továbbiakban az egyszerűség kedvéért: számlatömbök) beszerzése feltételhez kötött. A számlatömböket általában papír-írószer üzletekben lehet megvásárolni. Számlatömböt csak adóalany vásárolhat és az adóalanyiságát igazolnia kell. Ez gyakorlatban azt jelenti, hogy vásárlás során a kiállított számlára rá kell írni a vevő nevét, címét, adószámát a beszerzést végző magánszemély nevét és adóazonosítóját, a megvásárolt nyomtatvány típusát és sorszámát. A vásárlás során az eladó kérheti a beszerzést végző magánszemély adókártyáját, az adózó cégkivonatát. Ezt azért kéri, hogy megbizonyosodjon az adatok valódiságáról. Ugyanis az eladónak az értékesített nyomtatványok adatairól egy adatszolgáltatást köteles benyújtani az adóhatóság felé. Az adatszolgáltatásnak az előbb említett adatokat hiánytalanul tartalmaznia kell, ettől eltérni nem lehet. Az adatszolgáltatás lehetővé teszi az adóhatóságnak, hogy az adózó által használt nyomtatványokat nyomon kövesse. Ha egyszerre több adózó számlatömbjeit is kezeli, győződjön meg arról, hogy az üres nyomtatványok melyik céghez, vállalkozóhoz tartoznak.

A megvásárolt számlákat szigorú számadás alá kell vonni. Ez azt jelenti, hogy a vállalkozónak saját kezűleg is kell egy nyilvántartást vezetni. Ehhez segítséget jelenthet a következő dokumentum. A számlatömböket többféle méretben és formában készítik, de az adattartalmát tekintve nincs jelentős különbség. A számlatömbökben a számlák sorszámainak egyedinek kell lenni. Nincs kettő egyforma sorszámú számlatömb. A sorszámokat, sorszámtartományokat az adóhatóság állapítja meg, kizárólag ilyen tömböket lehet használni. A számla sorszáma a tömbökben folyamatosan egyesével emelkedik.

A számla kötelező adattartalmát az áfa törvény szabályozza. A számlát elsődlegesen a sorszáma és a dátumok azonosítják, de ugyanolyan fontos a szállító és a vevő adatainak megléte is. A szállító nevét, címét, adószámát kötelezően rá kell írni a számlára, szabályosan kitöltött számlán ezeknek az adatoknak szerepelni kell. A közösségi adószám jelölése abban az esetben kötelező, ha a termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás közösségen belüli partner felé állítják ki a számlát. Átutalással kiegyenlített számla esetében praktikus a bankszámlaszámot is ráírni a számlára.

A vevő adatai közül a vevő neve, címe kötelező. A magánszemély neve vezetéknévből és keresztnévből áll, társas vállalkozások esetén a gazdálkodási formát (Bt, Kft, Zrt) is jelölni kell. A cím minimum irányítószám, városnév, utca név, házszám adatokból áll. A vevő adószáma kötelező tartalmi elem, ha fordított áfás ügyletről állítják ki a számlát; ha a számlán szereplő áfa összege az 1 millió (2017. január 1-től a 100 ezer forintot) forintot eléri; ha a számlát Közösségen belüli termékértékesítésről, szolgáltatás nyújtásról állítják ki. A vevő és szállító adatait bélyegzővel is rá lehet pecsételni a számlára, akár mind a két fél egyszerre is alkalmazhatja ezt a módszert. Bélyegzőhasználat során ügyelni kell arra, hogy ne csak az első példányra kerüljenek rá az adatok, hanem második, harmadik példányokra is.

A számlán három dátumot kell feltüntetni: a számla keltét, a teljesítés időpontját, a fizetési határidőt. A számla kelte az a nap amikor a számlát ténylegesen kiállítják. Egy számlatömbön belül a sorszámokat tekintve a következő sorszámú számla kiállításának a napja nem lehet korábbi, mint a számlát megelőző sorszámú számla kiállításának a napja. A teljesítés napja főszabály szerint az a nap, amikor a termékértékesítés és a szolgáltatásnyújtás megtörténik. Az áfa törvény ez alapján keletkezteti az áfa fizetési kötelezettséget. Előleg fizetésekor a teljesítés napja a pénz átvételének, vagy jóváírásának a napja. Folyamatos szolgáltatásról, időszakos elszámolású ügyletekről kiállított számla teljesítési időpontja eltérhet. Erről bővebben ide kattintva olvashat. A fizetési határidő az a nap amíg a számla ellenértéke késedelem nélkül megfizethető. Ha egy szerződésben a felek kikötik a fizetési határidőt, akkor a számla kiállításkor a szerződéstől eltérni nem lehet.

A számlára a fizetés módját is rá kell írni. Ez döntően készpénz, vagy átutalás. Ha számla kiállításával egybeesik az ellenérték megtérítése és a termékértékesítés, szolgáltatásnyújtás is, akkor a fizetési mód készpénz, a három dátum (számla kelte, teljesítés napja, fizetési határidő) megegyezik. Ha egy korábban teljesített termékértékesítésről, szolgáltatásnyújtásról a számlát később állítják ki, de a számla kiállítás időpontjában az ellenértéket megfizetik, a teljesítés időpontja eltérhet, a fizetési mód készpénz.

A megnevezés rovatban a termékeket, szolgáltatásokat úgy kell felsorolni, hogy megnevezésből egyértelműen kiderüljön a termék, vagy szolgáltatás jellege. A termék vagy szolgáltatás megnevezése rovatba főszabály szerint nem kötelező a vámtarifaszám (Vtsz-szám), vagy a szolgáltatások jegyzéke szám (Szj-szám) feltüntetése. Az áfa törvényben külön felsorolt termékek értékesítésekor a vámtarifaszámot rá kell írni a számlára. Ebben az esetben az értékesített mennyiség tömegét is rá kell írni a számlára kilogrammban, vámtarifaszámonként külön összesítve.

A mennyiségi egység, mennyiség, egységár részek önmagunkért beszélnek. Két dologra kell odafigyelni: a mennyiség és az egységár szorzata az érték rovatban feltüntetett összeggel kell, hogy megegyezzen; az egységárat - a számlatömb típusától függően - áfa nélkül, vagy áfával növelt értéken kell-e ráírni a számlára.

A számlán a hatályos áfamértéket is jelölni kell. Ezt kétféleképpen lehetséges, egyik esetben az áfakulcsot kéri, ez 0, 5, 18, 27 lehet, másik esetben az összeg áfa tartalmát. Utóbbi esetben a bruttó végösszeg hány százaléka áfa? Példa: Ha a nettó összeg 100 forint, az áfa 27%, vagyis 27 forint, a végösszeg 127 forint. Az áfakulcs=áfa/nettó ⇒ 27/100=27%, áfatartalom= áfa összege/bruttó végösszeg ⇒ 27/127=21,26%. A számla végösszegét betűvel is ki kell írni, hogy a végösszeg minden kétséget kizárólag megállapítható legyen.

A számlát forinton kívül más devizanemben is ki lehet állítani, a számlán szerepelnie kell a deviza nevének is. Az áfa törvény szerint gondoskodni kell arról, hogy a számla áfa tartalmát forintban is meghatározható legyen. A számla áfatartalmát át kell számítani forintra, ezt vagy belföldön pénzváltással rendelkező hitelintézet deviza eladási árfolyamán, vagy a Magyar Nemzeti Bank középárfolyamán lehet megtenni. Utóbbi alkalmazását előzetesen be kell jelenteni az adóhatósághoz. A számlára kötelező ráírni az alkalmazott árfolyamot és az áfa összegét. Más értékadatok (pl.:nettó összeg, egységár) forintértékét is rá lehet írni, de nem kötelező.

A kézzel kiállított számla javítását három különböző módon lehet megtenni: A számlát érvényteleníteni lehet az összes példány egyidejű áthúzásával, ezután új számlát kell kiállítani. A számla áthúzásakor ügyelni kell arra, hogy az összes példányt érvénytelenítsék. Az új számla kiállításakor a számla keltének igazodni kell a számlatömb többi példányához. Második lehetőség egy számlával egy tekintet alá eső okirat. Ezt hívták korábban helyesbítő számlának. Harmadik lehetőség a számla összes példány egyidejű javítása, a hibás adatot át kell húzni és fölé írni a helyes adatot, a javítást aláírással, dátummal kell hitelesíteni. Utóbbi lehetőség csak abban az esetben lehetséges, ha a számla adó, vagy adóalapját nem érinti a hiba.

Jogszabályok:

- Az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXVII. törvény (168. § - 172. § számla adattartalma)

- A számvitelről szóló 2000. évi C. törvény (166-167. § bizonylat fogalma, adattartalma)

- 23/2014 (VI.30.) NGM rendelet (3. § - 7. § a szigorú számadású bizonylatokról)